Het goed bijhouden van emballageregistratie is vaak een uitdaging. Het kost veel tijd en je verliest snel het overzicht. Met EU- regels voor hergebruik van verpakkingen (PPWR) die in de komende jaren naar verwachting verder worden aangescherpt, wordt het er zeker niet makkelijker op. In onderstaand artikel gaat PackControl in op de uitdagingen die de emballageregistratie met zich meebrengt en geeft het bedrijf tips om het makkelijker én beter te maken.
Strengere EU-regels voor verpakkingen
De verordening over verpakkingen en verpakkingsafval (Packaging and Packaging Waste Regulation, PPWR) moet hergebruik van verpakkingen en de registratie daaromheen verbeteren. Op 24 oktober 2023 stemde de Commissie milieubeheer, volksgezondheid en voedselveiligheid (ENVI) van het Europees Parlement over het ontwerpverslag ervan en op 15 maart 2024 is er een voorlopig politiek akkoord bereikt. Het voorstel moet nu nog officieel worden goedgekeurd en is van toepassing vanaf 18 maanden na de datum van inwerkingtreding. Met deze nieuwe verordening wordt het belang van een sluitende emballageregistratie alleen maar groter.
Tijd = geld
Een van de grootste uitdagingen bij herbruikbare verpakkingen is de tijd die het kost om de registratie goed bij te houden. Handmatig gegevens invoeren in spreadsheets, voorraadniveaus controleren en rechttrekken, overzichten van leveranciers, klanten of pool operators naast die van jou leggen en afvinken: het kost allemaal enorm veel uren. Menselijke foutjes vind je maar moeilijk terug en door de voortdurende achterstanden bij het bijwerken van de gegevens, kom je er nauwelijks meer achter bij welke levering een verschil is ontstaan en op wie je de kosten kunt verhalen.
Verlies van emballage
Een ander veelvoorkomend probleem is het verlies van emballageitems. Onopgemerkte verschillen in leveringen, een beperkt inzicht in de exacte locaties van je herbruikbare verpakkingen en een haperende retourplanning zorgen voor extra kosten en operationele problemen. Items komen niet of op het verkeerde moment retour en je moet meer inkopen of huren dan je zou willen. Ook diefstal van verpakkingsitems vormt een probleem, zeker als het niet op tijd wordt opgemerkt.
Gelukkig zijn er manieren om deze problemen aan te pakken. Je maakt daarmee je emballageregistratie makkelijker en vergroot je grip op fysieke items en emballagekosten.
1. Standaardiseer het registratieproces
Door de taken rond de registratie van herbruikbare verpakkingen te verdelen en duidelijke afspraken te maken over wie welke taak op zich neemt, wordt het makkelijker om een sluitende administratie te voeren. Hierbij is het belangrijk dat iedereen op de hoogte is van de procedures voor het registreren en bijhouden van emballageitems en precies dat stukje van de taken uitvoert dat hem of haar is opgedragen. Zorg voor een goede uitleg en eventueel een training, dan gaat er zo min mogelijk mis.
2. Implementeer een retourbeleid
Met een duidelijk retourbeleid weet elke klant of leverancier precies welke actie er verwacht wordt rond emballage. Vaak laat zo'n wederpartij jouw emballage staan tot er om gevraagd wordt. Door duidelijke richtlijnen te communiceren en te zorgen dat er een gestructureerd proces is voor het terugnemen en registreren van emballage, gaat er minder verloren en heb je minder zoekwerk.
3. Track items met barcodes en RFID-tags
Breng barcodes of RFID-tags aan op je emballageitems. Hiermee kunnen items eenvoudig worden geïdentificeerd en gevolgd tijdens transport en opslag. Een medewerker kan de code of chip snel uitlezen met een draagbare scanner. Het item wordt dan automatisch geregistreerd, wat de efficiëntie verhoogt en het risico op fouten vermindert.
4. Controleer regelmatig
Controleer regelmatig of de fysieke emballagevoorraden in je magazijn nog kloppen met de geregistreerde aantallen. Door vaak een voorraadtelling uit te voeren, voorkom je grote verschillen. Je kunt sneller afwijkingen corrigeren en kunt diefstal voorkomen of aanpakken, omdat je sneller ziet wanneer het misgaat.
5. Analyseer en optimaliseer
Gebruik de gegevens die je registreert om trends en patronen vast te stellen. Wanneer is het extra druk? Wanneer is het nodig om extra items bij te bestellen? Kunnen we dat door efficiënter werken anders oplossen? Door de cijfers te analyseren kun je optimalisatie-opties vinden die de emballagekosten aanzienlijk verlagen.
6. Gebruik digitale tools
Automatiseer waar je maar kan. Gebruik slimme software in plaats van de spreadsheets waarin je gegevens handmatig invoert. Als de software goed is ingesteld, gaan veel processen rond emballageregistratie automatisch. Je kunt collega's een afgebakende rol geven in deze processen, vermindert de kans op menselijke fouten, hebt realtime inzicht in emballagevoorraden, kunt individuele items tracken en kunt gemakkelijker gegevens verzamelen voor analyse en managementrapportages.
Voor meer informatie:
PackControl
www.packcontrol.com